Heike C. Rohden
Dipl.-Wirtschaftsjuristin (FH)
geprüfte Sekretärin (bSb)

Siemensstraße 14
66123 Saarbrücken

T: +49 (0) 681 . 910 322 36
F: +49 (0) 681 . 910 322 37
M: +49 (0) 172 . 66 78 185

E: kontakt@hcr-bueroservice.de

Leistungen für Unternehmen

Büroorganisation

Auf Ihrem Schreibtisch türmen sich die Papierberge? Schluss mit dem Schreibtischchaos! Durch effiziente Büroorganisation sorgen wir für Ordnung!

Wir analysieren zunächst Ihre Situation, sichten, bearbeiten und ordnen Ihre Unterlagen, sortieren unnötige Schriftstücke aus, führen ein effektives Ablagesystem ein oder optimieren das bestehende, archivieren Ihr Schriftgut körperlich und/oder elektronisch und vernichten auch Akten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Schreibservice

Wir stärken Ihre Corporate Identity mit unserem professionellen Schreibservice! Ihre Corporate Identity liegt uns am Herzen!

Sie liefern uns Ihre Vorlage hand- oder maschinenschriftlich, digital (per E-Mail im dss- oder wav-Format), auf CD, per Fax oder E-Mail. Wir schreiben für Sie Ihre

  • Kundenkorrespondenz per Brief, Fax oder E-Mail
  • Berichte
  • Gutachten
  • Dokumentvorlagen
  • Serienbriefe
  • Mailings
  • Aktenvermerke
  • Reiseberichte
  • Telefonnotizen
  • Besprechungsnotizen
  • Protokolle
  • Fragebögen
  • Vorträge
  • Exposés
  • Verträge
  • Pressetexte

Auf Wunsch übernehmen wir auch:

  • Falzen, Kuvertieren, Etikettieren, Frankieren, Einliefern bei der Post

Korrekturservice und Lektorat

Sie haben ein umfassendes Manuskript verfasst, überlassen den Feinschliff aber lieber einem Profi?

Wir prüfen und korrigieren Ihre Texte auf sprachliche Logik, Verständlichkeit, gutes Deutsch, neue Rechtschreibung, Typographie, Zeichensetzung, Grammatik, Formulierung, Stilsicherheit, Wortwahl, Ausdruck, einheitliche Schreibweisen.

Wir verpassen Ihren Texten eine ansprechende äußere Form für einen professionellen Auftritt.

Post-/Fax-/E-Mail-Service

Sie befinden sich auf Geschäftsreise oder im wohlverdienten Urlaub und Ihr E-Mail-Postfach quillt über oder in Ihrem Briefkasten türmt sich die Post?

Wir bearbeiten Ihre Korrespondenz, informieren Sie über dringende Angelegenheiten und Termine, beantworten Ihre E-Mails auf Wunsch in Ihrem Namen, öffnen Ihre Post, scannen die Inhalte ein und versenden sie per E-Mail als PDF-Datei oder per Fax.

Kaufmännische Sachbearbeitung

Sie sind mit Aufträgen ausgelastet und benötigen dringend Unterstützung bei der kaufmännischen Sachbearbeitung laufender Geschäftsvorgänge?

Im Rahmen der kaufmännischen Sachbearbeitung übernehmen wir:

  • Erstellung von Anfragen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Mahnbescheiden
  • Vornahme von Bestellungen
  • Erstellung von Preislisten
  • Rechnungseingangskontrolle
  • Zahlungseingangskontrolle
  • Sortierung von Belegen für den Steuerberater

Sekretariatsservice

Ob bei Arbeitsspitzen, unvorhergesehenen Personalengpässen oder als Komplettlösung für Kunden, die ihr eigenes Büro entlasten oder outsourcen möchten:
Unser Sekretariatsservice ist für Sie da, wenn Sie ihn benötigen!

Wir halten Ihnen den Rücken frei und managen Ihr Sekretariat! Profitieren Sie von folgenden Leistungen:

  • Adresserfassung und –verwaltung bereits bestehender oder neu anzulegender Datenbanken (Word, Excel, Access, Outlook), z. B. für Serienbriefe oder Mailings
  • Erstellung von Kundendateien, Geburtstagslisten, Tabellen, Formularen
  • Erstellung von PowerPoint-Präsentationen nach Ihren Vorgaben
  • Führung des Terminkalenders, Terminvereinbarung und -koordination
  • Reiseplanung, -organisation und Reisekostenabrechnung
  • Buchung von Mietwagen
  • Materialbestellungen, z. B. Büromaterial, Visitenkarten, Briefbögen
  • Prospekt-, Werbemittel- und Präsentversand
  • Versand von Weihnachtskarten und –präsenten
  • Protokollierung
  • Urlaubs-, Krankheits-, Mutterschutz- und Elternzeitvertretung

Kanzleimanagement-Service

Der Geschäftserfolg Ihrer renommierten Kanzlei hängt im Wesentlichen von einem funktionierenden Management im Sekretariat ab. Erhalten und bauen Sie ihn aus!

Unser operatives Management für Kanzleien unterstützt Sie bei:

  • Anlage, Führung, Überwachung und Archivierung der Akten
  • Erstellung von Schriftsätzen, Mandantenschreiben, Akten-, Besprechungs- und Telefonnotizen, Terminsberichten, Verträgen und notariellen Urkunden nach Diktat, Stichpunkten oder selbstständig
  • Planung, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungs-, Notar- und Gerichtsterminen, Dienstreisen, Veranstaltungen, Messen und Präsentationen
  • Fristennotierung-, kontrolle- und überwachung
  • Telefonservice
  • Urlaubs-, Krankheits-, Mutterschutz- und Elternzeitvertretung
  • Bearbeitung anfallender Sekretariatstätigkeiten
  • Rechtsprechungsrecherchen
  • Erstellung von Kostenrechnungen, Honorarvereinbarungen und Vollmachten
  • Einholung von Handelsregister-, Melderegister- und Grundbuchauszügen, Wirt-schaftsauskünften, Schuldnerlisten
  • Botendienst zu Gerichten, Behörden, Firmen, Steuerberatern, Banken, Versicherungen
  • Gerichtspostabholung
  • Datenbestandspflege
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie der E-Mails
  • Einsortierung von Sammlungen
  • Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

Telefon-Service

Der gute Ton am Telefon ist Ihre Visitenkarte und der erste und wichtigste Eindruck, den Ihre Kunden gewinnen, wenn sie bei Ihnen anrufen. Er entscheidet oftmals darüber, ob ein Auftrag erteilt wird oder nicht. Damit Ihre Kunden nicht von Ihrem Anrufbeantworter begrüßt werden, gehen wir im Namen Ihres Unternehmens für Sie ran!

Sie leiten einfach Ihr Festnetz- bzw. Mobiltelefon auf unsere Telefonanlage um oder erhalten von uns für Ihr Unternehmen eine eigene Telefonnummer. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass wir als Ihre persönliche Assistentin fungieren, in dem wir zunächst den Namen, die Firma des Anrufers sowie den Grund des Anrufs erfragen und dann zu Ihnen durchstellen oder Sie per E-Mail, Fax oder SMS über den Anruf informieren.

Ihre Vorteile:

  • Professionelles Auftreten:
    Sie sind für Ihre Kunden immer von überall erreichbar.
  • Wettbewerbsvorteil:
    Ihre Kunden haben stets Ihre persönliche Assistentin am Apparat und nicht bei jedem Anruf eine andere Telefonistin eines anonymen Call-Centers.
  • Professionelle Kundenbindung:
    Ihre Kunden werden in Ihrem Namen angesprochen. Anliegen werden gelöst, In-formationen übermittelt, Termine können auf Wunsch für Sie vereinbart oder bestätigt werden, Bestellungen werden angenommen und Anzeigen gebucht.
  • Stets informiert:
    Sie erhalten Ihre Informationen sofort nach jedem Anruf per SMS, E-Mail oder Fax.

Veranstaltungsorganisation

Sie planen eine Sportveranstaltung, ein Konzert, eine Messe, ein Firmenevent oder eine Betriebsfeier und wissen vor lauter Aufgaben gar nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann ist unser Organisationstalent gefragt!

Profitieren Sie von unserem Know-how, damit auch Ihre Veranstaltung zum herausragenden Event wird. Wir übernehmen für Sie:

  • Konzepterarbeitung
  • Zeitliche Projektplanung
  • Kostenkalkulation
  • Terminierung
  • Organisation und Buchung von Veranstaltungslokalitäten
  • Beantragung von Genehmigungen
  • Einholung von Angeboten
  • Aushandlung von Verträgen
  • Personalplanung
  • Teilnehmerverwaltung
  • Hotelbuchungen
  • Organisation, Buchung und Überwachung des Catering
  • Organisation und Buchung von Mietwagen und/oder Shuttleservice
  • Organisation von Presse, Fotografen, Übersetzern, Dolmetschern
  • Verhandlungen und Korrespondenz mit Lieferanten, Behörden
  • Vorbereitung und Verteilung von Seminarunterlagen, Flyern, Plakaten
  • Abendkasse und Kartenvorverkauf
  • Gestaltung und Versand von Einladungen
  • Protokollierung
  • Künstlerbetreuung und Gästemanagement

Recherchen

Sie sind auf der Suche nach Adressen, Informationen über eine Firma, ein Projekt, ein Produkt oder der aktuellen Rechtsprechung? Wir nehmen Ihnen die Arbeit ab.

Mit gezielten Schlagworten im Internet oder einem Anruf bei der richtigen Stelle liefern wir Ihnen schnell und unkompliziert per Mail, Telefon oder Fax alle Fakten und Daten, die Sie benötigen.

Wir stellen auch Preisvergleiche für Sie an, holen Angebote ein (telefonisch/schriftlich) und stellen Ihnen die benötigten Daten komprimiert und übersichtlich zur Verfügung.

Wir führen für Sie durch:

  • Online-Recherchen (Rechtsprechung, Gesetzestexte, Aufsätze, Handelsregister, Grundbuch, Wirtschaftsauskünfte, Schuldnerlisten, günstige Flüge und Hotels, Produkte, Dienstleistungen, Hersteller, Preise, Messeinformationen)
  • Akquiserecherchen (Firmendaten, Kontaktadressen, Telefon- und Faxnummern,
    E-Mailadressen, Ansprechpartner und Homepages)
  • Telefonrecherchen
  • Literaturrecherchen

Botendienste

Sie möchten vertrauliche Dokumente nicht irgendeinem anonymen Botendienst überlassen? Dann sind wir für Sie vor Ort!

Wir stellen Ihre Schriftstücke Firmen, Gerichten, Rechtsanwälten, Steuerberatern oder Banken persönlich ohne Umwege zu oder holen für Sie bestimmte Schriftstücke ab und übergeben sie Ihnen. Wir überbringen auch wichtige Daten auf CD an die Druckerei, den Verlag oder Ihre Kunden. Die Einlieferung von Briefen oder Paketen bei der Post (Normalversand, Express, Einschreiben, DHL-Paket, etc.) gehört ebenfalls zu unserem Service.